组织遗忘的例子与启示:什么时候遗忘是一件好事?

德国著名心理学家艾宾浩斯(H.Ebbinghaus)提出了一个著名的理论,叫作遗忘曲线。

遗忘曲线的含义是:遗忘在学习之后就会立刻开始,而且遗忘的过程并不是匀速推进的,最初的遗忘速度很快,之后逐渐减慢,艾宾浩斯称“记忆和遗忘都是时间的函数”。

艾宾浩斯的遗忘曲线理论反映的是作为个体的人的遗忘规律,那么一个组织将所学的知识汇总并保存在组织内部之后,这些知识会不会也被遗忘呢?

答案是肯定的,这些知识也会被遗忘,这就叫作“组织遗忘”。

组织遗忘是管理学上一个非常重要的概念,和组织学习有同等重要的地位。一个组织在学习了以后,如果把所学的知识都遗忘了,那么这样的组织在市场上一定没有什么竞争力。

换一个角度讲,一家公司或个人会拥有很多学来的知识,未必所学全部有用,或者随着时间的推移,以前有用的知识慢慢变得没有用了,那么就会变成一个包袱,这个时候这家公司或个人应该主动地把过时的知识或者不良的习惯扔掉,这样才能够放下包袱,轻装前进,更灵活、更有力,发展更快,在竞争中走得更远。

组织遗忘有两种情况,一种情况是忘了不应该忘的知识,另一种情况是忘了想要忘的知识。所以公司或个人应当避免前一种情况发生,尽量促成后一种情况发生。

另外,知识在组织内的存储方式也有两种。根据知识在组织内部存储时间的长短来区分,有的知识在组织内部已经保存了很长时间,变成了一种“内置知识”,这种内置知识已经融入组织的血液里,体现在组织的文化价值观、例行规章制度、被组织认可的行业规范等中;另一种知识是组织新近接受的,还是新知识,尚未融入组织的血液中。

内置知识很难被遗忘,而新的知识由于还没有被组织内置入自己的系统里,因此很容易被遗忘。

组织的非主动遗忘有两种情况,一种情况叫作“记忆磨损”,如果组织内有很多知识不常用,那么这些知识就会受到“磨损”。这种磨损体现在核心员工的跳槽,与已经建立良好关系的客户或者供应商之间关系的中断,还有一些重要文件的遗失,等等。

另一种情况是组织有可能根本就没有把这些知识完完全全掌握。虽然组织接触到了新的知识,但是新的知识融入组织内部需要经过严格的“编码”与“翻译”,并在组织内部有效扩散。如果这两个过程都受到了很多因素的干扰,新的知识就会浮于组织的表面,无法融入组织的血液之中,那么经过时间的推移,这些知识就会很容易被遗忘,毕竟组织根本没有扎扎实实、实实在在地掌握这些知识。

除了非主动遗忘,组织有时候也会主动遗忘一些知识。这同样有两种情况。第一种情况叫作“扬弃”。即组织意识到自己在过去一段时间内走的方向、制订的计划都是不合实际的,那么只有把这段时间内学到的知识遗忘掉,才能够放下包袱,轻装前进。这种情况在公司管理中经常发生。比如一家公司雇了一位CEO(首席执行官),但是这位CEO没有履行好职责,而是把公司带上了一条非常不合适的发展道路,这个时候公司要转轨换方向,就得主动扬弃过去的知识。

第二种情况叫作“打破常规”。这些“常规”就是内置知识存在于组织中的表现,它们在无形中影响着组织的行为。通常来说,这些内置知识已经在组织内保存很长时间了,然而由于时间的发展、技术的发展、经济形势的发展,很多知识已经不再适合当前的需要,这时候组织就要打破常规,把之前的工作流程等彻底打碎,然后重新组建。在打碎和组建的过程中,那些旧的、不合时宜的知识就会被放弃掉,新的知识会被吸收到组织的流程和文化中作为内置知识表现出来。这种组织遗忘方式能够帮助组织进行知识的更新换代。

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