所谓企业“再造”,就是重新设计和安排企业的整个生产、服务和经营过程,使之合理化。通过对企业原来生产经营过程的各个方面、每个环节进行全面的调查研究和细致分析,对其中不合理、不必要的环节进行彻底的变革。在具体实施过程中,可以按以下程序进行。
1. 对原有流程进行全面的功能和效率分析,发现其存在问题
根据企业现行的作业程序,绘制细致、明了的作业流程图。一般地说,原来的作业程序是与过去的市场需求、技术条件相适应的,并由一定的组织结构、作业规范作为其保证的。当市场需求、技术条件发生的变化使现有作业程序难以适应时,作业效率或组织结构的效能就会降低。因此,必须从以下方面分析现行作业流程的问题:
(1)功能障碍。随着技术的发展,技术上具有不可分性的团队工作,个人可完成的工作额度就会发生变化,这就会使原来的作业流程或者支离破碎增加管理成本,或者核算单位太大造成权利责任脱节,并会造成组织机构设计的不合理,形成企业发展的瓶颈。
(2)重要性。不同的作业流程环节对企业的影响是不同的。随着市场的发展,顾客对产品、服务需求的变化,作业流程中的关键环节以及各环节的重要性也在变化。
(3)可行性。根据市场、技术变化的特点及企业的现实情况,分清问题的轻重缓急,找出流程再造的切入点。为了对上述问题的认识更具有针对性,还必须深入现场,具体观测、分析现存作业流程的功能、制约因素以及表现的关键问题。
2. 设计新的流程改进方案,并进行评估
为了设计更加科学、合理的作业流程,必须群策群力、集思广益、鼓励创新。在设计新的流程改进方案时,可作如下考虑:
(1)将现在的数项业务或工作组合,合并为一;
(2)工作流程的各个步骤按其自然顺序进行;
(3)给予职工参与决策的权力;
(4)为同一种工作流程设置若干种进行方式;
(5)工作应当超越组织的界限,在最适当的场所进行;
(6)尽量减少检查、控制、调整等管理工作;
(7)设置项目负责人(Casemanager)。
对于提出的多个流程改进方案,还要从成本、效益、技术条件和风险程度等方面进行评估,选取可行性强的方案。
3. 形成系统的企业再造方案
制定与流程改进方案相配套的组织结构、人力资源配置和业务规范等方面的改进规划,形成系统的企业再造方案。
企业业务流程的实施,是以相应组织结构、人力资源配置方式、业务规范、沟通渠道甚至企业文化作为保证的。所以,只有以流程改进为核心形成系统的企业再造方案,才能达到预期的目的。
4. 组织实施与持续改善
实施企业再造方案,必然会触及原有的利益格局。因此,必须精心组织,谨慎推进。既要态度坚定,克服阻力,又要积极宣传,达成共识,以保证企业再造的顺利进行。
企业再造方案的实施并不意味着企业再造的终结。在社会发展日益加快的时代,企业总是不断面临新的挑战,这就需要对企业再造方案不断地进行改进,以适应新形势的需要。